E-Fatura Nedir? E-fatura ne işe yarar?

90’larda çocuk olanlar için makbuzların ayrı bir ehemmiyeti vardır. “Vergi iadesi” alabilmek için belirli aralıklarla ailenin bütün fertleri bir araya gelip o yıla ait bütün faturaları kayda geçirip kocaman zarflara koyarlardı. Pek çok hanede ailece gerçekleştirilen eğlenceli bir etkinliğe dönüşen bu işlem, çocuklar için faturayla ilk bilinen hatıralar olarak hafızalara kaydedildi. Bu zarflar, içerisinde bulunan faturalardaki toplam vergi tutarı kadar paranın eve geri dönmesi demek anlamına geliyordu.

Günlük hayatımızda vergi iadesi işlemi bulunmamaktadır. Faturalar da yavaş yavaş gereksiz kâğıt parçaları durumuna gelmektedir. Pek çok müşteri, market alışverişlerinde dahi almış olduğu ihtiyaçlarını poşetin içine yerleştirirken müşteriye uzatılan faturayı ya almıyor veya marketten hemen çıktıktan sonra çöp kutusuna atıyor.

İlerleyen teknolojinin hızla dönüşüm sağladığı yaşantımızda kâğıt faturalara olan önem de gerekliliği de hızla kaybolmaktadır. E-ticaretin genelleşmesine bağlı olarak kâğıt faturaların yerini alan yeni bir gerçek var, o da e-faturadır. Bu makalede, e-faturalandırma zamanı, e-faturanın ne olduğu, görevleri ve çalışma alanlarına dair detaylarını inceleyeceğiz.

E-Faturalandırma İşlemi Nasıl Olur?

Faturalandırma kavramını “bir satışın başta ya da takibinde, yapılacak veya yapılmış uygulamanın kayıt altına alınması ” olarak söylemek mümkün olacaktır. E-faturalandırma da bu yöntem internet üzerinden yapılandırılır. E-faturalandırma genellikle bir sistem üzerinden, çevrimiçi ara yüz kullanarak birden çok yapının bütünleşme edilmesiyle meydana gelmektedir. Bu işlemde oluşan ve alan kişi ile satan kişi arasındaki ticari işlemin çevrimiçi şartlarda temsilini sağlamış olan belgeye e-fatura denilmektedir.

 E-Faturanın Sunduğu Fırsatlar Nelerdir?

E-faturalandırma işlemi en fazla, fatura uygulamalarını planlı ve fazla sayıda yapan işletme sahipleri tarafından cazip bulunmaktadır. E-fatura aynı zamanda alıcıları için de daha yararlıdır. E-fatura, bu yönden, iki taraf için de bir tür kazan kazan yöntemi olarak görülmektedir. Daha basit, daha hızlı, daha detaylı ve daha güvenilirdir. Bizlere sunmuş olduğu bu olanaklar nedeniyle e-fatura kullanımı dünyanın geri kalanında olduğu gibi Türkiye’de de hızla yaygın hale gelmiştir.

Az Masraf

E-faturanın üstünlükleri düşünüldüğünde ilk akla gelen şey, kesinlikle kâğıt harcamalarının ortadan kalkmasıdır. Hakikaten de bu alan, firmalar için olağanüstü boyutlarda tasarruf olanağı sağlamaktadır. Ortalama bir kâğıt faturanın masrafı 6,5 lirayı bulurken bu rakam e-faturada 20 kuruşa düzeyine inmektedir.

Rahat ve Hızlı Ödeme İmkânı

Meselâ bir elektrik dağıtım şirketi, her ay kullanan kişilere elektrik faturası göndererek onları borçlandırdığını belgelemek zorundadır. Bu halde şirket, kullanıcılarına faturalarını internet ortamından iletmeyi tercih edebilmektedir. Kullanıcı faturada tanıtılan borcunu, internet ortamında işlemini yaparak bir e-makbuz almaktadır. Böylelikle elektrik dağıtım şirketi pek çok aracı giderinden kurtulmuş olacaktır. Elektrik kullanan kişi ise faturasını alarak ödeme yapacağı yere gitmek yerine ödeme işlemini kendi oturduğu evden gerçekleştirme imkânına sahip olmuş olur.

 Kullanıcının e-faturayı alması ve ödemeyi yapması çoğu zaman 2-3 dakikada sonlanabilir. Kullanıcı e-faturada ödeyeceği tutarı gördükten sonra, şirket tarafından yapılan basitleştirici yönlendirmeler aracılığı ile ödeme sağlayacağı çevrimiçi ara yüze ulaşmış olacaktır. Burada kredi kartı ya da banka kartı vasıtasıyla ödeme işlemini gerçekleştirir, ödeme yapmış olduğu makbuzunu e-makbuz olarak PDF biçiminde bilgisayarına indirerek kayıt altına alınmış olur. 

 Ayrıntılı Gösterim

Bununla birlikte, kâğıt faturaya oranla e-faturada borca konu olan işlemler daha ayrıntılı şekilde gösterilebilmektedir. Bu halde kullanıcılar, ödeme yapmış oldukları elektriğin fiyatını ve dağılımının yanında ne kadar vergi ödediği ve diğer ayrıntıları detaylı bir biçimde inceleyebilir.

İşlem Güvenliği

Tüm bu oluşum süreci, üçüncü taraf olan bankaların güvencesi bilincinde ilerlemektedir. Bu nedenle, oluşum sürecin tamamı, geleneksel faturalandırma ve ödeme işlemleriyle eşdeğer kıyasla güven ve geçerliliğe sahiptir. Ödeme işleminin gerçekleştirilmesi, alakalı bankanın güvencesi altında olmuş olacaktır.

Otomatik Ödeme Alternatifi

E-fatura işlemlerinde bankaların getirmiş olduğu bir diğer pratiklik ise müşterilerin otomatik ödeme seçeneğidir. E-fatura yapma ve çevrimiçi ödeme seçenekleri birleştiğinde, bankalar vasıtasıyla otomatik ödeme yöntemi daha basit olmaktadır.

E-Fatura Süreci Nasıl İşler?

E-fatura süreci, faturalandırma tertibatları, fatura oluşturma – teslim etme ve müşteri ödemelerinin onayı işlemlerini birlikte yürüten bilgisayar sistemleri desteği ile işletilir. Bir faturanın e-faturalandırma sisteminde izlediği işlemler şu şekildedir:

Alıcının fatura verileri bir faturalandırma sisteminde bir araya toparlanılır ve farklı ölçütlere göre sınıflandırılır.

Ödeme yapacak kişiye ait fatura, sistem tarafından çoğaltılır.

Faturanın e-fatura adresine intikali sağlanır.

Oluşturulmuş olan e-fatura, müşterinin verdiği çevrimiçi iletişim adresine gönderilir.

Müşteri e-faturasını e-posta sağlayıcısından çevrimiçi şartlarda teslim alır.

E-fatura prosedürü için müşterilerin bir siteye giriş yapması istenebilir. Türkiye’de pek çok banka, internet adresi üzerinden çok sayıda ödemenin yapılmasına fırsat vermektedir. Böylelikle tek bir sisteme giriş yapılarak elektrik, su, doğalgaz, internet faturası, uydu, telefon ve aklınıza gelmeyen daha pek çok alandaki borcunuzu e-fatura olarak görüntüleyebilir, yine aynı şartlarda bu borcunuzun ödemesini kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz. 

E-fatura ve ödeme işlemleri bankaların yanı sıra birkaç kamu hizmeti veren kurumlar tarafından da sunulabilir. Bu halde, alakalı kurumun web adresine girerek aynı işlemleri gerçekleştirebilirsiniz.

E-Fatura Kullanımı Zorunlu Mudur?

E-fatura, çevrimiçi ödeme gibi internetle beraber yaşamımıza dâhil olan bir uygulama durumuna gelmiştir. O nedenle Türkiye’deki geçmişi pek de eski değildir aslında. Fakat kullanım alanı çok hızlı şekilde büyüyor. Türkiye’deki var olan yasal düzenlemelere göre, e-fatura henüz tüm firmalar için zorunlu değildir. Ancak yıllık cirosu 10 milyon lirayı aşan firmaların bu uygulamayı kullanması yasada şart koşulmaktadır. Yani 2019 yılının ilk ayında brüt olarak satış miktarınız bu meblağı aşıyorsa, şirketiniz 2020’de e-fatura işlemini kullanmak zorundadır.

Bununla birlikte, senelik cirosu 5 milyon lirayı aşan firmaların e-arşiv işlemini kullanması gerekiyor. Ama e-arşiv işlemini kullanmak adına e-faturanın bulunması gerektiğinden çoklukla şirketler iki uygulamaya aynı anda geçmeyi öncelik ediyorlar.

Buradan anlayacağınız üzere, isteği durumunda, senelik cirosu belirtilen yasal zorunluluğun altında dahi olsa her firma e-fatura işlemi için başvuruda bulunabiliyor. Bu mantıkla kimi şirketler, müşterilerin isteği doğrultusunda, hizmetlerini basit kılmak adına e-fatura kullanmaktadır.